在席管理ツール導入のメリット～元外資系人事マネージャーが語る

在席管理ツール導入のメリット

働き方改革の推進や新型コロナウィルス感染防止のため、テレワークを積極的に取り入れることはもはや当たり前になりつつあります。オフィスで行うことを前提としていた業務も、リモートデスクトップやクラウドツールなどを導入することで業務を遂行するための方法を変えることができた一方、今までは発生しなかった課題点が浮かび上がってきています。 具体的には、「メンバー間のコミュニケーション量の減少」と、「社員の状況把握の煩雑さ」です。こういったことの解決の一助として、「せきなび」などの在席管理ツールを取り入れている企業は増えてきています。 どんなメリットがあるのかを3つあげたいと思います。

社員の状況が掌握できるので話しかけやすい

在席管理ツールは原則として、出勤であれば社員が常にログインしており、外出や会議中といったステータスを表示しているため、仮に自宅で勤務をしていたとしても、誰が勤務しているのかを容易に掌握することができます。 そのため、「いるのかどうかわからないから、まずはそこから確認する」必要はないので、オフィスで勤務をしている時と同じように相手の状況をふまえて話しかけられます。チャットツールなどを用いて、即時性の高いコミュニケーションを図ることができます。

孤独感が解消され心理的安全性が得られやすい

自宅などオフィスではない所にて一人で勤務をしているとどうしてもメンバー間のつながりが得にくくなることで孤独感を覚え、仕事に対する意欲低下を招く可能性があります。 そのため、メンバーが共に勤務している状況が在席管理ツールにて可視化されることで、安心感が得られるでしょう。

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勤怠管理の効率化

在席管理ツールは、テレワークだけではなく、オフィス内でのフリーアドレスにおいても勤怠の把握という観点で有効活用できます。 社員が出勤しているのか、休暇取得なのか、外出など一時的に席を外しているだけなのかといったことが一目瞭然でわかるので、管理職だけではなく同僚にとっても利便性が高いといえます。