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公開日:2021.09.07

在席管理ツール導入のメリット
~元外資系人事マネージャーが語る

  • COLUMN

在席管理ツール導入のメリット

働き方改革の推進や新型コロナウィルス感染防止のため、テレワークを積極的に取り入れることはもはや当たり前になりつつあります。オフィスで行うことを前提としていた業務も、リモートデスクトップやクラウドツールなどを導入することで業務を遂行するための方法を変えることができた一方、今までは発生しなかった課題点が浮かび上がってきています。
具体的には、「メンバー間のコミュニケーション量の減少」と、「社員の状況把握の煩雑さ」です。こういったことの解決の一助として、「せきなび」などの在席管理ツールを取り入れている企業は増えてきています。
どんなメリットがあるのかを3つあげたいと思います。

 <執筆者>
永見 昌彦
アルドーニ株式会社 代表取締役

外資系コンサルティングファームなどで人事コンサルタントとして勤務した後、事業会社(ラグジュアリーブランド持株会社)で人事企画担当マネージャーとして人材開発・人事システム・人事企画を兼務。事業会社、コンサルティングファームの両面から人事に20年たずさわった経験を活かして、2016年にフリーランス人事プランナー・コンサルタントとして独立。2018年に法人化。現在、人事全般のプランニング・コンサルティング・実務にたずさわっている。

 

社員の状況が掌握できるので話しかけやすい

在席管理ツールは原則として、出勤であれば社員が常にログインしており、外出や会議中といったステータスを表示しているため、仮に自宅で勤務をしていたとしても、誰が勤務しているのかを容易に掌握することができます。
そのため、「いるのかどうかわからないから、まずはそこから確認する」必要はないので、オフィスで勤務をしている時と同じように相手の状況をふまえて話しかけられます。チャットツールなどを用いて、即時性の高いコミュニケーションを図ることができます。

 

孤独感が解消され心理的安全性が得られやすい

自宅などオフィスではない所にて一人で勤務をしているとどうしてもメンバー間のつながりが得にくくなることで孤独感を覚え、仕事に対する意欲低下を招く可能性があります。
そのため、メンバーが共に勤務している状況が在席管理ツールにて可視化されることで、安心感が得られるでしょう。

 

勤怠管理の効率化

在席管理ツールは、テレワークだけではなく、オフィス内でのフリーアドレスにおいても勤怠の把握という観点で有効活用できます。
社員が出勤しているのか、休暇取得なのか、外出など一時的に席を外しているだけなのかといったことが一目瞭然でわかるので、管理職だけではなく同僚にとっても利便性が高いといえます。

誰が、どこで、何をしているかひと目で分かる、在席管理ツール「せきなび」
誰が、どこで、何をしているかがひと目でわかる在席管理ツール

 

最後に

テレワークやフリーアドレスは社員にとっては多様性のある働き方であり、多くのメリットをもたらします。その一方で、一緒に働くメンバーが周囲にいないことによる孤独感が仕事への意欲に影響を及ぼすことがあります。また、相手の状況がわかりにくいため業務を効率的に進められないということも想定できます。
ネガティブな影響を最小限におさえ、チームワークの活性化を最大化する一助として在席管理ツールを導入することを検討してみてはいかがでしょうか?